學生管理
 首頁  校務工作  學生管理

福州大學學生資助檔案管理細則

信息來源: 暫無 發布日期: 2018-01-01 瀏覽次數:

一 、整理原則及質量要求

(一)歸檔文件整理應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分各文件的不同價值,便于保管和利用。

(二)歸檔文件應齊全、完整、真實。已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

(三)整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

(四)歸檔文件如需蓋章,應檢查文件是否完整、清晰。

二 、整理方法

(一) 歸檔文件的整理以“卷”為單位,一般以3cm到5cm為一卷。若學院材料在量多的情況下,則應將該學院材料整理為一卷以確保文件的完整性。

(二) 歸檔文件分類采用年度--機構--保管期限

1、年度----機構----保管期限分類法:文件分類應先按歸檔文件的形成年度分類,在每個年度內,按單位內設機構設置類目,再根據保管期限分類。由于學工處的檔案是以學年為單位,故此處的年度均為跨年度。具體的時間判別為:紅頭文件以發文時間落款為準;申請表、調查表等表格以最遲的時間為主;若沒有時間,則為前后文件大概估算到月并記為這個月的最后一天。所有保管文件的保管期限為永久;

(1)如果某份材料含重復件,需剔除重復件,并在案卷備考表上注明(前提條件是文件較多的情況下,已經打碼的文件可照此操作;如果案卷材料較少,剔除重復件后最好重新打碼,此時不用在備考表上說明)

(2)傳真紙的處理方法:傳真紙因油墨容易揮發,因此遇有傳真件的材料需進行復印,并保留復印件。

(3)整理材料時,如遇有唯獨某人缺失某份文件材料而其他人均有完整材料,則應要求缺失材料者盡量補齊所缺失材料,否則應在備考表中注明;如遇有蓋章不齊全的情況,則應要求先補齊章,同時補齊時間。

(4)有關貧困認定的材料,各學院需單獨成卷。若學院有變更材料,則變更材料可單獨成卷。社會助學金發放表或發放名單的日期,以學工處蓋章時間為準;若無日期,由相應負責的老師確定。

2、材料排序:一般有名單匯總表的材料需按照匯總表的順序排序;無名單匯總表的材料則按照學院順序排列;校發文排序時,按照事情發展順序排序;

3、打碼:歸檔文件的打碼一般是三位數,打碼機從001開始,需撥到112,即每一位都加1;雙面打印的文件要求雙面打碼,空白頁不計;打碼時應打到紙張的右上角(或反面的左上角),不可將碼打到字上或者表格上。此外,打碼痕跡應清晰,不可模糊。

4、擬標題:建議每學年的歸檔文件擬案卷題名最好由一人擬定,標題以責任者為起始。如責任者是福州大學,則標題為“福州大學關于……的通知(公示)”,標題一定要簡練、準確,以便全面反映檔案的內容。需注意,應使用1.0的黑色簽字筆簽寫案卷題名;由于文件裝訂在左側裝訂,因此整理文件題名為紙張左側的材料時,需將含有題名的一側朝左放置。

5、錄入:檔案管理系統里錄入歸檔文件時,在專題檔案下的資助檔案里進行錄入,錄入時首先需要建立一個案卷級目錄,然后在該案卷里面建立文件級目錄。需注意,在建立案卷級目錄時,文件份數先不填,待該卷檔案全部錄入完后再返回填寫文件份數。

6、責任者:填寫制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者;

7、日期:填寫文件的形成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日;若文件時間不確定,則根據前后文件確定月份,如無法確定具體日期,一般規定到該月的最后一天。

(1)歸檔情況必須為未歸檔,遇有下拉菜單欄的選項一定要進行選擇,而非手動輸入;

(2)標題的擬定一般以發文的抬頭為準,若無標題則需要根據具體內容進行概括提煉,一般要含有責任者、主要事件;

8、打印案卷目錄和備考表:在歸檔文件打孔之前打印系統自動生成的案卷目錄和備考表,案卷目錄排序位置在前,備考表放排序位置在后。需注意,遇有案卷目錄的最后一條的頁碼需要改動的情況時,須將目錄載入excel中進行改動。需注意,載入excel時應稍微調整下表頭的行高(如圖7),否則會隱藏掉表頭部分文字,且無法打印;

9、排放整齊:含有釘的文件需使用起釘器去除;使用比較單薄的稿紙或小于A4紙張出具的證明材料,需貼在A4紙上以便于長久保存;如遇有在裝訂時內容會被遮住的文件,則需要在裝訂的左側貼上3cm左右寬度的紙條;

10、復核文件目錄:歸檔文件的目錄復核建議放在文件打孔之前,復合的內容一般含有責任者、時間、題名及其中的錯別字,其中部分沒有具體時間的材料應依據該件鄰近的文件日期作出預估,無法預估的一般會估到月份,且本月最后一天為具體日期;

11、打孔:文件打孔是用打孔機在文件左側1/4,2/4,3/4處打孔,注意打孔時一定要直上直下,千萬不要打歪,以防止影響查閱文件內容和美觀;

12、裝訂:歸檔文件按卷用線裝訂。采用左側裝訂,應將左、下側對齊,需用到引線針穿線;

13、檔案盒書寫:歸檔文件裝入之前應先將檔案盒封面所填入的內容填好,目前檔案盒需要手寫的項為案卷題名和起始時間,其他均需要蓋章。蓋章部分要保證整齊,不可有重影。

附件:學生資助檔案歸檔流程圖


腾博会官网娱乐 -腾博会官网手机客户端